با خرید کمد بایگانی ریلی چه چالش هایی حل می شود؟

کمد بایگانی ریلی سیستمی بروز و کاربردی برای نگهداری اسناد در طولانی مدت است. با بروز کردن سیستم بایگانی و رفع مشکل سیستم های بایگانی قدیم روش نگهداری اسناد در سازمان ها بسیار آسان شده است. با خرید قفسه بایگانی ریلی امکان ایجاد، ذخیره، سازماندهی، جستجو و دسترسی به اسناد و اطلاعات مختلف را خواهید داشت. در ادامه بیشتر درباره چالش هایی که با خرید کمد بایگانی ریلی حل شده اند صحبت خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

چرا باید از سیستم بایگانی ریلی استفاده کنیم؟

مهم ترین و اولین مسئله ای که با خرید سیستم بایگانی ریلی حل خواهد شد مشکل کمبود فضا در سازمان ها برای نگهداری اسناد نیز می باشد. سپس می توان به سازمان دهی بهتر پرونده ها اشاره کرد. البته باید بدانید که نگهداری اسناد در سیستم های بروز نگرانی های زمان قدیم درباره از دست رفتن اسناد نیز را به همراه نخواهد داشت. چرا که کمد بایگانی ریلی توسط کاور از هر چهار طرف پوشیده شده است. بنابراین ورود هر گونه گرد و غبار و حشره ای به این سیستم امکان پذیر  نخواهد بود. پس از سازماندهی اسناد در سیستم های جدید متوجه خواهید شد که دسترسی به اسناد در این سیستم بسیار آسان خواهد بود.

کاهش هزینه‌ها و زمان: استفاده از قفسه بایگانی ریلی می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای مدیریت اسناد و اطلاعات شود.

افزایش بهره‌وری: به دلیل دسترسی سریعتر و آسان‌تر به اطلاعات، استفاده از قفسه بایگانی ریلی می‌تواند به بهره‌وری و کارایی کارمندان کمک کند و زمان بیشتری برای انجام وظایف اصلی فراهم کند.

دسترسی سریع تر به اطلاعات: با استفاده از قفسه بایگانی ریلی، کاربران می‌توانند به سرعت و به راحتی به اسناد و اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند، بدون اینکه وقت زیادی را صرف جستجو کنند.

سازماندهی بهتر اطلاعات: قفسه بایگانی ریلی به کاربران امکان می‌دهد تا اسناد و اطلاعات خود را به صورت مرتب و سازماندهی شده ذخیره کنند، که این امر باعث بهبود قابلیت جستجو و دسترسی به اطلاعات می‌شود.

امنیت اطلاعات: قفسه بایگانی ریلی امکانات امنیتی متنوعی ارائه می‌دهد که به کاربران اجازه می‌دهد تا اطلاعات مهم و حساس خود را محافظت کنند و دسترسی غیرمجاز به آنها را جلوگیری کنند.

هماهنگی و تعامل: با استفاده از قفسه بایگانی ریلی، کاربران می‌توانند به صورت هماهنگ و همکاری با همکاران خود، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و بر روی آنها کار کنند، که این امر به افزایش هماهنگی و تعامل در سازمان کمک می‌کند.

با خرید کمد بایگانی ریلی چه چالش هایی حل می شود؟

در سیستم قدیمی نگهداری اسناد در دفاتر بایگانی افراد همیشه با چالش عدم امنیت اسناد نیز رو به رو بوده اند. چرا که کمد های قدیمی بدون کاور، درب و قفل طراحی شده بودند امروزه با خرید و استفاده از کمد های بایگانی جدید و وجود درب و قفل برای کمد های بایگانی اسناد دیگر با چالش های قدیمی مواجه نخواهید شد. همچنین حتی اگر افراد متفرقه به دفتر بایگانی اسناد راه پیدا کنند هم امکان دزدی پرونده های مهم وجود نخواهد داشت.

حرکت دادن آسان کمد های ریلی:

یکی از بهترین ایده ها در طراحی کمد بایگانی استفاده از ریل برای حرکت آسان تر کمد های ریلی نیز می باشد. ریلی بودن قفسه بایگانی به افراد کمک می کند تا بدون نیاز به نیروی فیزیکی تنها با استفاده از یک ریموت قفسه ها را به هر سمتی که می خواهند در بیاورند. از دیگر ویژگی های طراحی ریموت برای کمد های بایگانی ریلی فرمان دادن به دسته ها، دستگیره ها، درب کمد و ریل ها نیز می باشد.

گردش هوا در طبقات و افزایش عمر اسناد:

زمانی که اسناد درون یک کمد قرار بگیرند مسئله مهمی آن ها را تهدید خواهد کرد. همانطور که برخورد مستقیم هوا با قفسه می تواند باعث نشستن گرد و غبار بر روی اسناد شود عدم وجود آن نیز دردسر ساز خواهد بود. بنابراین تولید کنندگان تلاش کرده اند تا هوا در قفسه بایگانی ریلی چرخش داشته باشد. چرخش هوا در قفسه بایگانی ریلی باعث می شود تا اسناد دچار کپک زدگی نشوند. بنابراین در قفسه های ریلی هوا به طور مداوم در بین اسناد در گردش است.

استفاده مفید از نیروهای انسانی:

سیستم حرکت مکانیزه قفسه ریلی باعث می شود تا دیگر مثل گذشته نیازی به تعداد نیروی بسیار برای جا به جایی کمد و دسترسی به اسناد وجود نداشته باشد. بنابراین سازمان ها می توانند از نیروهای انسانی خود به صورت بهینه در مکان های دیگر استفاده کنند. جالب است بدانید که حرکت مکانیزه این مدل کمد ها باعث می شود تا زمان دسترسی به اسناد و پیدا کردن آن ها بسیار کاهش پیدا کند.

معایب کمد های بایگانی قدیمی:

کمد های بایگانی قدیمی نیز به سلامت جسمانی افراد آسیب وارد می کردند بنابراین با جایگزین کردن سیستم های بروز دیگر شاهد تنش جسمانی کارمندان سازمان نیز نخواهید بود.

سفارش در ابعاد و رنگ دلخواه:

امروزه سازمان ها می توانند به راحتی نسبت به فضای دفتر بایگانی خود کمد بایگانی ریلی را در رنگ و ابعاد  مورد نظر خود سفارش دهند. اگر به دنبال تولید کننده ای قدیمی برای سفارش کمد بایگانی هستید پیشنهاد ما به شما مراجعه به سایت صنعت بایگان نیز می باشد.