فضای نگهداری اسناد

قفسه بایگانی ریلی به نگهداری اسناد کمک بسیاری می کند مهم ترین مسئله برای یک شرکت بزرگ نحوه بایگانی کردن اسناد آن است. از آنجایی که فضای شرکت ها با یک دیگر متفاوت است بسیار مهم است که محاسبه فضای نگهداری اسناد به درستی انجام شود.

نحوه محاسبه کل ظرفیت فضای نگهداری اسناد

برای کسب اطلاعات دقیق درباره نحوه محاسبه کل ظرفیت ذخیره سازی انبار باید بدانید که چقدر از فضای انبار به قفسه بندی و بایگانی اسناد اختصاص پیدا خواهد کرد. برای پیدا کردن یک عدد دقیق باید مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید.

فرایند محاسبه فضای قسه بندی انبار:

مرحله اول: ابتدا لازم است که مساحت کل انبار را نسبت به متر مربع محاسبه کنید. سپس با فرض اینکه مساحت انبار شما 100.000 متر مربع است فضاهایی که قرار نیست در آن ها قفسه بایگانی نصب شود را از مساحت کلی کم کنید.

مرحله دوم: فضاهایی که باید از مساحت اصلی کم شوند شامل: حمام، محل بارگیری، سایر فضاهایی که برای قفسه بندی مناسب نیستند خواهند شد. بنابراین این فضا ها را از مساحت کل کم خواهید کرد.

مرحله سوم: برای ساخت قفسه بایگانی باید به ارتفاع مکان بایگانی اسناد و قفسه ها توجه کنید تا با مشکل مواجه نشوید. برای محاسبه ارتفاع قفسه بایگانی باید بالاترین ارتفاع مکان بایگانی اسناد را در نظر بگیرید. بالاترین ارتفاع به معنی این است که ارتفاع قفسه بایگانی متناسب با اشیائی باشد که در سقف نصب شده اند. بنابراین در اندازه گیری ارتفاع قفسه بایگانی باید به تجهیزات روشنایی توجه ویژه ای داشته باشید.

مرحله چهارم: اکنون نوبت به این رسیده که کل مساحت انبار اسناد را در ارتفاع بدست آمده ضرب کنید. سپس مشخص خواهد شد که ظرفیت قفسه بندی و ذخیره سازی اسناد بر حسب متر مکعب چقدر است. برای درک بهتر این مطلب به مثال زیر توجه کنید.

مثال: اگر ارتفاع انبار 25 متر باشد ظرفیت ذخیره سازی کل انبار 2.000.000 متر مکعب خواهد بود.

 

نحوه محاسبه استفاده از فضای انبار

اگر به مثال قبلی خود برگردیم، می دانیم که کل ظرفیت فضای نگهداری اسناد 2،000،000 فوت مکعب است. برای تعیین میزان فضایی که در واقع از آن استفاده می کنید ، باید اندازه مکعب موجودی تاسیسات خود را محاسبه کنید. برای محاسبه اندازه مکعب موجودی انبار خود، این مراحل را دنبال کنید:

  • اندازه  تمام قفسه های پالت خود را اندازه گیری کنید.
  • مجموع ظرفیت ذخیره سازی عمودی آنها را محاسبه کنید.
  • ظرفیت واقعی هر یک از قفسه های پالت موجود در انبار خود را بر تعداد کل قفسه هایی که دارید ضرب کنید.

عددی که پس از انجام محاسبات به دست می آورید نشان دهنده اندازه مکعب فضای نگهداری اسناد است. فرض کنید که پس از انجام این محاسبات، عددی که به دست آورده اید 500.000 است. با توجه به اینکه فضای ذخیره سازی شما 2،000،000 است. این بدان معناست که درصد استفاده از ذخیره سازی شما 25 خواهد بود، که بسیار خوب است. اگر به دنبال خرید قفسه بایگانی با کیفیت هستید پیشنهاد ما به شما مراجعه به سایت صنعت بایگان است.

ارزیابی استفاده از فضای انبار خود را آغاز کنید.

شاید برخی از افراد از خود بپرسند که “چرا 25% استفاده از فضای انبار می تواند خوب باشد؟” آیا ما نباید از تمام ظرفیت انبار به طور کامل استفاده کنیم؟

کوتاه ترین جواب به سوال بالا نه است. اگر بیش از 27% یا کمتر از 22% از فضای انبار را بخواهیم اشغال کنیم، مشکلات احتمالی در نحوه ی چیدمان و طراحی انبار به وجود می آید.

اگر 27% از فضای انبار اشغال شده باشد، عواقبی همچون سختی رفت و آمد کارگران و کارکنان انبار را به وجود می آورد که در نهایت منجر به افزایش هزینه های انبارداری می گردد.

از طرف دیگر اگر کمتر از 22% از کل فضای قفسه بندی و ذخیره سازی استفاده شود، نشان می دهد که ممکن است به دلیل چیدمانی که دارید، فضای نگهداری اسناد احتمالی را از دست بدهید.

به عنوان مثال اگر ما انباری با فضای 2.000.000 مترمکعب برای قفسه بندی و ذخیره سازی اقلام و کالا در دسترس داشته باشیم، به این معناست که می توانیم از فضایی بین 440.000 تا 540.000 مترمکعب را به عنوان ذخیره سازی استفاده کنیم که این فضای ذخیره سازی، حجم ایده آلی برای نگهداری اقلام و کالاها در انبار است.

بنابراین، محدوده ی بین این فضا، یعنی 490.000 مترمکعب را می توانیم برای ذخیره سازی درنظر بگیریم که برای دسترسی به محصولات کارایی خود را در انبار حفظ نماید. در نظر داشته باشید که این مقدار برای هر انباری ممکن است متفاوت باشد.

بهینه سازی فضا با بایگانی ریلی مناسب برای اداره هایی است که فضای کمی را برای نگهداری اسناد مهم خود دارند.  بایگانی ریلی نسبت به متنوع بودن نیاز سازمان های مختلف دارای انواع مختلفی است. از ویژگی های سیستم بایگانی ریلی می توان به عدم ورود گرد و غبار به داخل کمد بایگانی نیز اشاره کرد. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره کاربرد های بایگانی ریلی در ادامه همراه ما باشید.

بهینه سازی فضا با بایگانی ریلی

بایگانی ریلی بهترین روش برای مدیریت اسناد سازمان های مهم و بزرگ است. در سازمان های بزرگ مانند بانک، بیمارستان، ارگان های نظامی و.. اسناد مهم بسیاری جمع می شود که بایگانی کردن آن ها اهمیت دارد. کارمندان این سازمان ها اسناد را دسته بندی کرده و درون زونکن قرار می دهند. سپس لازم است زونکن ها در کمدی مشخص و امن قرار بگیرند که اسناد در مدت زمان طولانی از بین نروند. بهترین راه برای حفظ اسناد مهم و ایجاد نظم در محیط های اداری استفاده از بایگانی ریلی مناسب با فضای آن اداره است. برای آشنای بیشتر با نواع مدل های بایگانی ریلی به ادامه این مطلب توجه کنید.

مزایای استفاده از بایگانی ریلی

افزایش رشد موثر: اگر با مشکل کمبود فضا در اداره خود مواجه هستید  بهترین روش برای آزاد شدن فضای اداره خرید بایگانی ریلی و تغییر روش بایگانی اسناد است. بایگانی ریلی یک روش جدید و موثر برای افزایش فضای نگهداری اسناد نیز به حساب می آید. بنابراین افراد می توانند بدون اشغال کردن فضای اداره به راحتی حجم زیادی از اسناد را برای مدت طولانی نگهداری کنند.

افزایش امنیت ذخیره سازی: یکی از دلایل محبوبیت سیستم بایگانی ریلی افزایش امنیت نگهداری اسناد مهم در مدت زمان طولانی است. با استفاده از سیستم بایگانی ریلی دیگر نگران ورود افراد غریبه به دفتر بایگانی اسناد نخواهید بود. چرا که تنها با استفاده از ریموت می توان به اسناد درون قفسه های بایگانی دسترسی داشت.

مقرون به صرفه بودن: همانطور که گفته شد سیستم بایگانی ریلی فضای زیادی از اداره را مشغول نمی کند. بنابراین در مقایسه با قفسه های قدیمی می توان گفت برای میزان اسنادی که بایگانی ریلی در خود جای می دهد به تعداد زیادی قفسه قدیمی نیاز است. بنابراین نه تنها میزان فضای زیادی اشغال خواهد شد بلکه از نظر قیمتی بسیار گران تر خواهد بود. اگر به دنبال خرید بایگانی ریلی با کیفیت هستید پیشنهاد ما به شما مراجعه به سایت صنعت بایگان نیز می باشد.

 

ویژگی های استفاده از سیستم بایگانی ریلی

  1. قابلیت سفارش در ابعاد مورد نیاز مشتری
  2. نصب آسان به دلیل راحتی مونتاژ بایگانی ریلی
  3. امکان تنظیم ارتفاع قفسه ها نسبت به نیاز سازمان
  4. قابلیت ترکیب سیستم بایگانی مکانیکی با دیگر سیستم ها

معرفی انواع بایگانی ریلی

همانطور که گفته شد سیستم بایگانی ریلی در انواع مختلفی برای رفع نیاز همه کاربران طراحی شده است. یکی از مزایای استفاده از بایگانی ریلی دسته بندی راحت تر اسناد و صرفه جویی در زمان برای پیدا کردن اسناد مورد نیاز می باشد.

  • بایگانی ریلی برقی:

بایگانی ریلی برقی (الکترونیکی) به کمک برق کار می کند و برای جا به جایی نیازی به نیروی فیزیکی ندارد. افراد می توانند با استفاده از یک ریموت برای جا به جایی قفسه های بایگانی اقدام کنند.

  • بایگانی ریلی ثابت:

قفسه بایگانی ریلی ثابت در یک مکان مشخص قرار می گیرد. در استفاده از بایگانی ریلی ثابت باید به توزیع مناسب اسناد توجه کرد.  قفسه بایگانی ریلی ثابت برای فضاهایی مناسب است که فضای کافی برای استفاده از بایگانی ریلی را ندارند.

  • بایگانی ریلی مکانیکی:

بایگانی ریلی مکانیکی با استفاده از گیربکس حرکت می کند و به شما اجازه می دهد بدون استفاده از نیروی فیزیکی به اسناد مورد نیاز دسترسی داشته باشید.

سیستم بایگانی ریلی

سیستم های بایگانی ریلی از همان ابتدا به گونه ای طراحی می شوند که برای مدت زمان طولانی قابل استفاده باشند. بنابراین می توان گفت طول عمر سیستم های بایگانی ریلی بالا است. اما با توجه به کارایی بالای بایگانی های ریلی بسیار طبیعی است که بعد از مدتی نیازمند تعمیر باشند. تعمیر و نگهداری به موقع از بایگانی ریلی باعث می شود تا برای مدت زمان طولانی قابلیت استفاده از سیستم های بایگانی ریلی وجود داشته باشد. در ادامه بیشتر درباره روش های نگهداری از سیستم های بایگانی صحبت خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

افزایش طول عمر بایگانی ریلی

همانطور که گفته شد یکی از راه های افزایش طول عمر قفسه های بایگانی ریلی نگهداری درست و تعمیر به موقع آن ها نیز می باشد. باید به این نکته توجه داشته باشید که نحوه نگهداری از بایگانی ریلی نسبت به مدل آن کاملا متفاوت است. بنابراین اگر بایگانی ریلی شما ثابت باشد شرایط متفاوتی برای نگهداری آن نسبت به  بایگانی ریلی  متحرک وجود خواهد داشت. برای درک بهتر این مطلب در ادامه شرایط نگهداری انواع مدل های قفسه بایگانی ریلی را بررسی خواهیم کرد.

نحوه نگهداری از قفسه ریلی ثابت

بایگانی ریلی ثابت قابلیت جا به جایی ندارد بنابراین از ابتدا محل قرار گیری آن مشخص می شود و برای مدت طولانی در یک مکان قرار می گیرد. مسئله ثابت بودن قفسه ها می تواند تا حدود بسیاری به سالم ماندن آن ها کمک کند. اما تنها ثابت بودن قفسه به افزایش عمر آن کمک نمی کند. افرادی که وظیفه بایگانی کردن اسناد را دارند باید بدانند که چگونه اسناد را به روشی درست در قفسه ها قرار دهند.چرا که اگر اسناد به خوبی در قفسه ها پخش نشوند وزن اسناد بر روی یک بخش از قفسه بسیار فشار خواهد آورد. فشار زیاد اسناد بر یک طبقه برای مدت زمان طولانی مشکل ساز خواهد بود.

 

سیستم بایگانی ریلی

چرا صنعت بایگان؟

اولین نکته در افزایش طول عمر بایگانی ریلی توزیع درست اسناد در طبقه ها می باشد. اگر به این مسئله توجه کنید از بروز مشکلاتی همچون موج دار شدن طبقات جلوگیری کرده اید. در غیر اینصورت قفسه شکم می آورد و نیاز است که آن را به سرعت تعمیر کنید. اگر قفسه بایگانی شما به دلیل تحمل وزن بالا موج دار شده و قصد تعمیر آن را دارید پیشنهاد ما به شما مراجعه به سایت بایگانی ریلی صنعت بایگان و تماس با تیم حرفه ای آن می باشد.

نحوه نگهداری از قفسه ریلی متحرک

مشخص است که نگهداری از سیستم بایگانی ریلی ثابت بسیار راحت تر از متحرک است. بنابراین نه تنها در استفاده از سیستم بایگانی ریلی باید دقت لازم را داشته باشید بلکه تاریخ چک کردن قفسه ریلی باید بسیار نزدیک به هم باشد تا در صورت بروز مشکل سریعا به آن رسیدگی کنید. یکی از مواردی که ممکن است باعث خرابی سیستم بایگانی ریلی شود جا به جایی قفسه به شکل اشتباه است. اگر جا به جایی قفسه ها به طور نادرستی انجام شود ممکن است آسیب جدی برای ریل های بایگانی متحرک بوجود بیاید. اگر با روش های درست استفاده از بایگانی ریلی متحرک آشنا نیستید در ادامه با معرفی آن ها همراه ما باشید.

اصول نگهداری و جا به جایی درست بایگانی ریلی

برای قرار دادن اسناد در سیستم بایگانی ریلی نیاز به جا به جایی آن ها خواهید داشت. باید بدانید مهم ترین مسئله در افزایش طول عمر بایگانی ریلی های متحرک نحوه جا به جا کردن آن ها است. روش درست جا به جایی بایگانی ریلی به صورت قفسه به قفسه است. بنابراین اگر چند قفسه را به صورت همزمان جا به جا کنید پس از مدت زمانی کوتاه شاهد بروز خرابی ها خواهید بود. خرابی ها به دلیل وارد شدن فشار بیش از حد به موتور، گیربکس، چرخ دنده و زنجیر ها نیز می باشد. فشار زیاد به قطعات گفته شده باعث بروز خوردگی شده و در نهایت زنجیر اصلی را پاره می کند و دیگر نمی توانید بایگانی ریلی را جا به جا کنید.

توزیع صحیح اسناد

همانطور که برای قفسه بایگانی های ثابت باید به توزیع اسناد اهمیت داد در بایگانی های ریلی نیز باید به این مسئله توجه کرد. چرا که اگر توزیع اسناد به درستی انجام نشود قفسه های بایگانی ریلی متحرک دچار فرورفتگی (موج دار شدن) خواهند شد. البته باید بدانید که در سیستم بایگانی ریلی متحرک فشار تنها به طبقات وارد نمی شود بلکه چرخ های متحرک نیز دچار آسیب خواهند شد.

 

سیستم بایگانی ریلی

استفاده درست از ریموت

سیستم بایگانی ریلی با استفاده از یک ریموت و به صورت برقی کار می کند. بنابراین کسی که وظیفه قرار دادن اسناد در این قفسه ها را دارد باید به درستی با ریموت آن کار کند. در غیر اینصورت ریموت یا قفسه ریلی متحرک دچار مشکل خواهند شد. برای استفاده صحیح از ریموت سیستم بایگانی ریلی باید به این نکته توجه کنید که هر دستوری که توسط ریموت به بایگانی ریلی داده می شود باید تا انتهای آن اجرا شود تا اجازه استفاده مجدد از ریموت را داشته باشید. بنابراین اگر در اجرای دستورات قبل از تمام شدن دستور قبلی اقدام کنید با مشکل مواجه خواهید شد. همچنین باید بدانید که هزینه تعمیر ریموت بالا است و تا زمانی که ریموت درست نشود امکان استفاده از بایگانی ریلی به صورت برقی وجود نخواهد داشت.

عوامل تاثیر گذار در افزایش طول عمر بایگانی ریلی

  • تهیه محافظ برق صنعتی مناسب
  • بازدید دوره ای از قفسه های انبار
  • تعمیر به موقع خرابی های بوجودآمده
  • عدم وارد شدن ضربه به سنسور ها در زمان کار کردن سیستم هوشمند
قفسه بایگانی زونکن

قفسه بایگانی ریلی برای ذخیره اسناد موجود در زونکن بسیار مناسب است. با استفاده از زونکن و بایگانی ریلی  می توانید حجم بسیاری از اسناد را به صورت بهینه ذخیره و نگهداری کنید. اگرتعداد زونکن های موجود در شرکت شما بسیار است پیشنهاد ما به شما خرید قفسه بایگانی ریلی می باشد. در ادامه بیشتر درباره مفهوم بایگانی ریلی و انواع مدل های آن صحبت خواهیم کرد.

 

مختصری درباره مفهوم بایگانی ریلی

بایگانی ریلی روشی جدید برای نگهداری اسناد مهم در اداره ها نیز می باشد. با استفاده از بایگانی ریلی نه تنها حجم بسیاری از اسناد با نظمی خاص نگهداری می شوند بلکه مقدار فضای بسیاری از اداره شما آزاد خواهد شد. اگر فضای نگهداری اسناد شما زیاد نیست بهترین گزینه برای شما خرید بایگانی ریلی می باشد. یکی از مزایای استفاده از بایگانی ریلی جلوگیری از ورود گرد و غبار و حشرات به اسناد مهم است. بنابراین استفاده از روش های قدیمی برای بایگانی کردن اسناد قدیمی شده وخطر از بین رفتن اسناد در آن ها بسیار بالا بوده است.

معرفی انواع بایگانی ریلی

  • بایگانی ریلی ثابت:

بایگانی ریلی ثابت همانطور که از اسم آن پیدا است قابلیت جا به جایی ندارد. از ابتدا محل قرار گیری آن را مشخص کرده تا بتوانید اسناد خود را درون آن قرار دهید. بنابراین اگر تعداد زیادی اسناد برای بایگانی کردن دارید باید از ابتدا انتخاب درستی داشته باشید تا مجبور به پرداخت هزینه های اضافی نباشید.

  • بایگانی ریلی برقی:

یکی از پیشرفته ترین مدل های بایگانی ریلی، بایگانی ریلی برقی نیز می باشد. با استفاده از بایگانی ریلی برقی دیگر نگران جا به جا کردن آن به صورت دستی نخواهید بود.  تنها 10 ثانیه زمان برای جا به جایی بایگانی ریلی برقی  به کمک ریموت نیاز است. ویژگی برقی بودن قفسه بایگانی به شما کمک می کند تا زمان کمتری را صرف جا به جایی قفسه ها کنید و این مسئله باعث می شود که در زمانی کم به تعداد اسناد بیشتری رسیدگی کنید.

  • بایگانی ریلی مکانیکی:

     سیستم بایگانی ریلی مکانیکی را تحت عنوان سیستم بایگانی دستی نیز می شناسند. در این سیستم برای جا به جایی قفسه های بایگانی باید یه صورت دستی وارد عمل شد. شما می توانید قفسه بایگانی ریلی مکانیکی را به سمت راست یا چپ حرکت دهید. به طور کلی بایگانی های ریلی بر روی یک سیستم ریلی برای جا به جایی راحت تر قرار گرفته اند.

  • بایگانی ریلی متحرک:

بایگانی ریلی متحرک بر روی یک ریل قرار گرفته تا به راحتی جا به جا شود. متحرک بودن بایگانی ریلی به شما کمک می کند تا در زمان کم با سرعت بیشتری به اسناد بایگانی شده دسترسی داشته باشید.

 

زونکن چیست؟

زونکن یک پوشه پر کاربرد در اداره ها برای نگهداری اسناد مهم و بایگانی کردن آن ها است. طبقه بندی کردن کاغذ به وسیله زونکن نیز انجام می شود. کاغذ هایی که با پانچ سوراخ شده اند را می توان با استفاده از زونکن نگهداری کرد. تعداد اسناد اداره ها در زونکن بسیار بالا است. به همین دلیل نگهداری زونکن ها بدون هیچ قفسه ای کاری دشوار است. برای جلوگیری از انباشته شدن زومکن ها و عدم ورود گرد و غبار به اسناد لازم است که یک کمد یا قفسه برای بایگانی کردن آن ها تهیه شود. امروزه برای نگهداری اسناد و زومکن ها وابسته به میزان فضا یکی از انواع بایگانی ریلی را انتخاب و خریداری می کنند.

 

معرفی انواع زونکن

زونکن ها دارای انواع مختلفی هستند که دراین بخش قصد داریم به معرفی آن ها بپردازیم.

  1. زونکن های کلاسیک
  2. زونکن های پومر
  3. زونکن های گالینور
  4. زونکن های فانتزی
  5. زونکن های کاور دار
  6. زونکن های تبلیغاتی
  7. زونکن های کتان روکشی

مزایای استفاده از قفسه بایگانی زونکن

با استفاده از قفسه بایگانی زونکن دسترسی به اسناد و زونکن ها بسیار راحت تر خواهد شد. استفاده از سیستم بایگانی جدید به شما کمک می کند تا اسناد را به روش ها نوین و بهتری نگهداری کنید. همچنین از خطرات احتمالی مانند ورود گرد و غبار، ورود موش و از بین رفتن اسناد جلوگیری خواهید کرد. با خرید قفسه بایگانی زومکن بسیار به آزاد تر شدن فضای اداره خود کمک کرده اید.

 در خرید زونکن باید به چه مورادی توجه کنید؟

یکی از مهم ترین ویژگی ها در خرید زونکن توجه به جنس آن می باشد. جنس زونکن باید با کیفیت باشد تا به زودی ازبین نرود. امروزه در بازار جنس های مختلفی از زونکن وجود دارد.  اما بیشتر مردم به خرید زونکن از جنس پلاستیک و مقوایی علاقه دارند. اگر انتخاب شما هم زونکن مقوایی است باید بدانید که نگهداری زونکن مقوایی بسیار دشوار خواهد بود و نباید در برابر طوبت قرار بگیرد.

انواع جنس بدنه زونکن:

  • پلاستیکی
  • مقوایی
  • چوبی
  • چرمی
  • ورنی و ..