راهنمای کامل برای سازماندهی کتاب‌ها

سازماندهی کتابخانه در سازمان ها و کتابخانه ها برای بهبود بخشیدن فضا و نظم دهی بسیار اهمیت دارد. یکی از ایده های نوین برای سازماندهی کتاب‌ها استفاده از سیستم بایگانی ریلی و قفسه ریلی است. در ادامه با معرفی انواع سیستم های بایگانی همراه ما باشید.

سیستم بایگانی ریلی چیست؟

سیستم بایگانی ریلی، یک نوع قفسه بندی جدید است که قابلیت جا به جایی بر روی ریل ها را دارد. متحرک بودن کمد بایگانی ریلی به سازمانه ها کمک می کند که با استفاده از تعداد نیرو های کمتر به راحتی اسناد را چیدمان کرده و سپس به آن ها دسترسی داشته باشند. بنابراین نیروهای دفتر بایگانی برای رسیدگی به کار های مهم تری فرستاده می شوند. از دیگر مزایای استفاده از سیستم بایگانی ریلی می توان به موارد زیر اشاره کرد.

مزایای استفاده از کمد بایگانی ریلی

یکی از ویژگی های مهم کمد بایگانی ریلی طراحی کاور برای آن است. برخلاف قفسه های فلزی قدیمی در کمد بایگانی ریلی امنیت برای اسناد لحاظ شده و هر کسی نمی تواند به آن ها دسترسی پیدا کند. همچنین کاور کمد بایگانی ریلی اجازه ورود گرد و غبار و حشرات را به اسناد نمی دهد. بنابراین اسناد درون کمد بایگانی ریلی برای مدت زمان طولانی سالم خواهند ماند. یکی از مهم ترین مسائل در بایگانی کردن اسناد دسترسی آسان به آن ها است که با استفاده از کمد بایگانی ریلی به راحتی و در کمترین زمان ممکن می توانید سازماندهی کتاب‌ها را انجام دهید.

 چرا از کمد بایگانی ریلی برای کتابخانه استفاده کنیم؟

مهم ترین مسئله در کتابخانه ها حفظ فضا به شکلی مرتب است در صورتی که  تعداد زیادی از کتاب ها در قفسه های مخصوص چیدمان شده باشند. برای حل این مسئله تنها پیشنهاد ما  به شما مراجعه به سایت صنعت بایگان و خرید بایگانی ریلی مناسب با فضایی است که در اختیار دارید. جالب است بدانید که قفسه بایگانی ریلی را می توان در ابعاد مختلف و در رنگ مناسب با دکوراسیون کتابخانه و هر محیط دیگری سفارش داد. اگر فضای کوچکی دارید باید بدانید که خرید بایگانی ریلی به شما کمک می کند که با استفاده از ریل ها نهایت استفاده را از فضای کتابخانه داشته باشید. با استفاده از قفسه های بایگانی ریلی می توانید هر طور که لازم است کتاب ها را دسته بندی و چیدمان کنید.

اقدامات لازم برای سازماندهی کتاب‌ها در قفسه ریلی

اولین قدم برای سازماندهی کتاب‌ها در کتابخانه خرید قفسه بایگانی ریلی است. سپس برای چیدمان اصولی نیاز است که اقدامات زیر را انجام دهید.

دسته بندی مناسب

تفاوتی ندارد که قصد چیدمان اسناد را دارید یا کتاب برای ایجاد نظم و دسترسی آسان مهم ترین کار ایجاد دسته بندی مناسب است. برای دسته بندی مناسب کتاب ها نیاز است که آن ها را بر اساس نویسنده، موضوع یا هرمعیار دیگری دسته بندی کنید. دسته بندی مناسب کتاب ها باعث می شود که نه تنها شما بلکه بازدید کنندگان به راحتی بتوانند آن ها را پیدا کنند.

طراحی نقشه قفسه

طراحی نقشه قفسه باید قبل از چیدمان قفسه ها انجام شود. برای سازمان دهی بهتر کتاب ها لازم است که نقشه ای مناسب برای چیدمان کتاب ها در نظر بگیرید. در طراحی نقشه قفسه ها لازم است که به همه چیز توجه کنید. مهم ترین مسئله در طراحی نقشه توجه به مکان دسته بندی کتاب ها و ریل ها می باشد.

قرار دادن کتاب ها در ریل

قرار دادن کتاب ها در کمد بایگانی باید اصولی انجام شود. برای دسترسی بهتر به کتاب ها می توانید قبل از چیدمان کتاب ها را دسته بندی کرده و بر روی آن ها برچسب بچسبانید. بهترین روش برای نظم دهی کتابخانه ها برچسب گذاری بر اساس حروف الفبا نیز می باشد.

تنظیم فاصله بین ریل ها

برای جلوگیری از انباشتگی در کمد بایگانی ریلی لازم است که فاصله بین ریل ها را در نظر بگیرید. اگر فاصله بین قفسه ها و ریل ها به درستی در نظر گرفته شود به راحتی می توان به کتاب ها دسترسی پیدا کرد.

ایجاد نظم

مهم ترین فاکتور در چیدمان کمد بایگانی ریلی برقراری نظم است. برای رعایت نظم در کمد بایگانی باید هر کتابی که از قفسه خارج می شود مجدد در جای درست خود قرار بگیرد. در غیر اینصورت نظم و ترتیب دسته بندی و برچسب کتاب ها کاملا به هم خواهد خورد.

نگهداری و حفاظت

حفاظت از کتاب ها شامل: جلوگیری از خراشیدگی، خرابی کاغذ ها و جلد و .. است. یکی از راه های نگهداری و حفاظت از کتاب ها محافظت از آن ها در زمانی است که قرار است آن ها را از کمد بایگانی ریلی برداشته و مجدد به جای قبلی برگردانیم. در این حین باید مراقب سلامتی برگه و جلد کتاب باشید.

ایجاد نقطه مشاهده

شخصی که نقش مهمی در قفسه بندی کتابخانه داشته است وظیفه دارد یک لیست از دسته بندی ها و مکان کتاب ها آماده کند و در نقطه ای قابل مشاهده برای بازدید کنندگان قرار دهد.

آموزش به مسئولان

پس از کامل شدن روند چیدمان کتاب ها نیاز است که به مسئولان کتابخانه آموزش های لازم در جهت دسترسی اصولی به کتاب ها داده شود.

• استفاده اصولی از ریل ها
• جا به جایی صحیح کتاب ها
• استفاده از برچسب برای سازماندهی کتاب‌ها
• قرار دادن راهنما در نزدیکی قفسه ها