انواع سیستم بایگانی و ضرورت آشنایی با آن ها

اداره و سازمان های مختلفی به سیستم بایگانی اسناد برای نگهداری امن اسناد نیاز دارند. سیستم بایگانی اسناد به سازمان های بزرگ کمک می کند تا اسناد را برای مدت زمان طولانی بدون هیچ گونه آسیبی نگهداری کنند. هدف از خرید سیستم های بایگانی اسناد دسترسی آسان تر و مدیریت بهتر اسناد نیز می باشد. در ادامه بیشتر درباره ضرورت آشنایی با انواع سیستم های بایگانی اسناد صحبت خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

مختصری درباره کاربرد سیستم های بایگانی

به طور کلی دو مسئله باعث می شود تا افراد به فکر خرید سیستم های بایگانی اسناد بیوفتند.

مورد اول: نگهداری اسناد مهم برای مدت زمان طولانی بدون بروز مشکل و خرابی سند ها

مورد دوم: دسترسی راحت و سریع تر به اسنادی که سال ها است بایگانی شده اند.

معرفی انواع روش های بایگانی اسناد

با توجه به این مسئله که اداره ها و سازمان های بسیاری با اسناد و نگهداری آن سر و کار دارند تنوع در سیستم های بایگانی نیز بسیار زیاد شده است. چرا که سیستم های اداری تفاوت هایی از نظر میزان فضا، نوع اسناد، بودجه با یک دیگر دارند و همگی نمی توانند از یک نوع سیستم بایگانی اسناد استفاده کنند. بنابراین اگر قصد سازماندهی اسناد اداره خود را دارید ابتدا باید اطلاعات کافی درباره میزان فضا، نوع اسناد و میزان بودجه ای که دارید کسب کنید. سپس می توانید بهترین انتخاب را برای مجموعه خود داشته باشید. در ادامه برای آشنایی بیشتر با سیستم بایگانی مورد نیاز خود به لیستی از انواع سیستم های بایگانی اسناد که برای شما آماده کرده ایم همراه ما باشید.

معرفی انواع روش های بایگانی

• قفسه بایگانی
• بایگانی ریلی
• کمد کتابخانه
• کمد کتابخانه ریلی
• سیستم بایگانی ثابت
• سیستم بایگانی متحرک

معرفی انواع روش های بایگانی در اداره ها

به طور کلی در اداره ها سه روش بایگانی اسناد وجود دارد که در ادامه این بخش به معرفی هر یک خواهیم پرداخت.

بایگانی اسناد متمرکز: برخلاف سیستم غیر متمرکز تمامی اسناد های یک سازمان در یک اتاق مخصوص بایگانی خواهد شد.

بایگانی اسناد پراکنده: برخی از سازمان ها افراد را موظف می کنند تا هر کدام به صورت جداگانه اسناد مربوط به خود را بایگانی و نگهداری کنند.

بایگانی اسناد غیر متمرکز: در روش غیر متمرکز هر یک از واحد های ادرای یک سازمان دارای یک سیستم بایگانی اسناد مستقل خواهد بود. بنابراین هر طبقه از سازمان اسناد خود را به صورت جداگانه بایگانی خواهد کرد.

معرفی مدرن ترین روش نگهداری اسناد

یکی از روش های امن و مدرن نگهداری اسناد خرید سیستم های بایگانی ریلی است. سیستم های بایگانی ریلی دارای انواع مخلتفی هستند و هر سازمان نسبت به نیاز های خود می تواند یکی از آن ها را انتخاب و خریداری کند. اگر با سیستم های بایگانی اسناد آشنایی ندارید در ادامه این بخش با معرفی انواع آن ها همراه ما باشید.

سیستم بایگانی ریلی مکانیکی:

سیستم بایگانی اسناد ریلی مکانیکی نیازمند استفاده از زور فیزیکی شما دارد و به صورت دستی جا به جا می شود. از مزایای خرید سیستم بایگانی ریلی مکانیکی نظم دهی به اسناد، ذخیره حجم بیشتری از اسناد و سالم ماندن آن ها برای مدت طولانی است.  سیستم بایگانی ریلی مکانیکی شامل چندین پشته کمد ریلی می شود که برای دسترسی به اسناد مورد نظر باید آن ها را به حرکت در آورد.

سیستم بایگانی ریلی الکترونیکی:

یکی از مزایای خرید سیستم بایگانی اسناد ریلی الکترونیکی برقی بودن آن است. بنابراین دیگر نیاز نیست که برای دسترسی به اسناد از زور فیزیکی استفاده کنید و تنها با لمس یک دکمه کمد بایگانی مورد نظر در دسترس شما قرار می گیرد. بنابراین در زمان کم به اسناد مورد نظر خود دسترسی پیدا خواهید کرد. همچنین در زمانی که برق قطع باشد می توانید به صورت دستی با رعایت اصول لازم از این سیستم بایگانی اسناد استفاده کنید. اگر قصد خرید کمد بایگانی ریلی از سایت معتبری را دارید پیشنهاد ما به شما مراجعه به سایت صنعت بایگان است.