نحوه محاسبه فضای نگهداری اسناد

قفسه بایگانی ریلی به نگهداری اسناد کمک بسیاری می کند مهم ترین مسئله برای یک شرکت بزرگ نحوه بایگانی کردن اسناد آن است. از آنجایی که فضای شرکت ها با یک دیگر متفاوت است بسیار مهم است که محاسبه فضای نگهداری اسناد به درستی انجام شود.

نحوه محاسبه کل ظرفیت فضای نگهداری اسناد

برای کسب اطلاعات دقیق درباره نحوه محاسبه کل ظرفیت ذخیره سازی انبار باید بدانید که چقدر از فضای انبار به قفسه بندی و بایگانی اسناد اختصاص پیدا خواهد کرد. برای پیدا کردن یک عدد دقیق باید مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید.

فرایند محاسبه فضای قسه بندی انبار:

مرحله اول: ابتدا لازم است که مساحت کل انبار را نسبت به متر مربع محاسبه کنید. سپس با فرض اینکه مساحت انبار شما 100.000 متر مربع است فضاهایی که قرار نیست در آن ها قفسه بایگانی نصب شود را از مساحت کلی کم کنید.

مرحله دوم: فضاهایی که باید از مساحت اصلی کم شوند شامل: حمام، محل بارگیری، سایر فضاهایی که برای قفسه بندی مناسب نیستند خواهند شد. بنابراین این فضا ها را از مساحت کل کم خواهید کرد.

مرحله سوم: برای ساخت قفسه بایگانی باید به ارتفاع مکان بایگانی اسناد و قفسه ها توجه کنید تا با مشکل مواجه نشوید. برای محاسبه ارتفاع قفسه بایگانی باید بالاترین ارتفاع مکان بایگانی اسناد را در نظر بگیرید. بالاترین ارتفاع به معنی این است که ارتفاع قفسه بایگانی متناسب با اشیائی باشد که در سقف نصب شده اند. بنابراین در اندازه گیری ارتفاع قفسه بایگانی باید به تجهیزات روشنایی توجه ویژه ای داشته باشید.

مرحله چهارم: اکنون نوبت به این رسیده که کل مساحت انبار اسناد را در ارتفاع بدست آمده ضرب کنید. سپس مشخص خواهد شد که ظرفیت قفسه بندی و ذخیره سازی اسناد بر حسب متر مکعب چقدر است. برای درک بهتر این مطلب به مثال زیر توجه کنید.

مثال: اگر ارتفاع انبار 25 متر باشد ظرفیت ذخیره سازی کل انبار 2.000.000 متر مکعب خواهد بود.

نحوه محاسبه استفاده از فضای انبار

اگر به مثال قبلی خود برگردیم، می دانیم که کل ظرفیت فضای نگهداری اسناد 2،000،000 فوت مکعب است. برای تعیین میزان فضایی که در واقع از آن استفاده می کنید ، باید اندازه مکعب موجودی تاسیسات خود را محاسبه کنید. برای محاسبه اندازه مکعب موجودی انبار خود، این مراحل را دنبال کنید:

• اندازه  تمام قفسه های پالت خود را اندازه گیری کنید.
• مجموع ظرفیت ذخیره سازی عمودی آنها را محاسبه کنید.
• ظرفیت واقعی هر یک از قفسه های پالت موجود در انبار خود را بر تعداد کل قفسه هایی که دارید ضرب کنید.

عددی که پس از انجام محاسبات به دست می آورید نشان دهنده اندازه مکعب فضای نگهداری اسناد است. فرض کنید که پس از انجام این محاسبات، عددی که به دست آورده اید 500.000 است. با توجه به اینکه فضای ذخیره سازی شما 2،000،000 است. این بدان معناست که درصد استفاده از ذخیره سازی شما 25 خواهد بود، که بسیار خوب است. اگر به دنبال خرید قفسه بایگانی با کیفیت هستید پیشنهاد ما به شما مراجعه به سایت صنعت بایگان است.

ارزیابی استفاده از فضای انبار خود را آغاز کنید.

شاید برخی از افراد از خود بپرسند که “چرا 25% استفاده از فضای انبار می تواند خوب باشد؟” آیا ما نباید از تمام ظرفیت انبار به طور کامل استفاده کنیم؟

کوتاه ترین جواب به سوال بالا “نه“ است. اگر بیش از 27% یا کمتر از 22% از فضای انبار را بخواهیم اشغال کنیم، مشکلات احتمالی در نحوه ی چیدمان و طراحی انبار به وجود می آید.

اگر 27% از فضای انبار اشغال شده باشد، عواقبی همچون سختی رفت و آمد کارگران و کارکنان انبار را به وجود می آورد که در نهایت منجر به افزایش هزینه های انبارداری می گردد.

از طرف دیگر اگر کمتر از 22% از کل فضای قفسه بندی و ذخیره سازی استفاده شود، نشان می دهد که ممکن است به دلیل چیدمانی که دارید، فضای نگهداری اسناد احتمالی را از دست بدهید.

به عنوان مثال اگر ما انباری با فضای 2.000.000 مترمکعب برای قفسه بندی و ذخیره سازی اقلام و کالا در دسترس داشته باشیم، به این معناست که می توانیم از فضایی بین 440.000 تا 540.000 مترمکعب را به عنوان ذخیره سازی استفاده کنیم که این فضای ذخیره سازی، حجم ایده آلی برای نگهداری اقلام و کالاها در انبار است.

بنابراین، محدوده ی بین این فضا، یعنی 490.000 مترمکعب را می توانیم برای ذخیره سازی درنظر بگیریم که برای دسترسی به محصولات کارایی خود را در انبار حفظ نماید. در نظر داشته باشید که این مقدار برای هر انباری ممکن است متفاوت باشد.