بایگانی ریلی مکانیزه چیست؟

بایگانی ریلی مکانیزه واژه ای جدید برای شما که ممکن است درباره آن اطلاعاتی نداشته باشید. اگرعلاقه مند به کسب اطلاعات بیشتر درباره سیستم بایگانی ریلی مکانیزه هستید در ادامه این مطلب  با معرفی آن همراه ما باشید.

مختصری درباره بایگانی ریلی

قفسه بایگانی ریلی یک سیستم نگهداری اسناد مدرن است که از قفسه های فلزی کشویی تشکیل شده است. کمد بایگانی ریلی دارای انواع مختلفی است و سازمان ها نسبت به نیاز خود می توانند کمد بایگانی ریلی مورد نیاز خود را سفارش دهند.

معرفی انواع سیستم بایگانی ریلی

• قفسه ریلی برقی
• قفسه ریلی ترکیبی
• قفسه ریلی کتابخانه
• قفسه ریلی مکانیکی
• قفسه ریلی اتوماتیک
• قفسه ریلی چند منظوره

آشنایی با سیستم بایگانی ریلی مکانیزه

از نظر لغت مکانیزه به معنی انجام دادن کار به وسیله ماشین آلات است. اکنون که با مفهوم مکانیزه آشنا شده اید احتمالا می توانید حدس بزنید که سیستم بایگانی ریلی مکانیزه چگونه کار می کند. سیستم های بایگانی ریلی به دلیل نوع طراحی و ریلی بودن به راحتی بدون نیاز به نیروی فیزیکی جا به جا خواهند شد. بنابراین در این سیستم نیاز نیست از تعداد نیروی زیادی برای پیدا کردن اسناد و جا به جایی کمد های بایگانی استفاده کرد. اگر به دنبال یک سیستم بایگانی حرفه ای و بدون هیچ گونه دخالت و حضور انسان ها هستید در ادامه این مطلب با معرفی ویژگی های سیستم مکانیزه همراه ما باشید.

ویژگی های سیستم بایگانی ریلی مکانیزه

سیستم های مکانیزه بزرگ از چهار بخش نرم افزاری، سخت افزاری، شرایط محیطی، استاندارد و پروتکل ها با هدف کمتر کردن نیروی انسانی  تشکیل شده اند.

سیستم سخت افزاری :

سیستم بایگانی ریلی مکانیزه تشکیل شده از مواردی که برای نگهداری و نظم دهی به اسناد مورد نیاز هستند. مواردی مانند: پوشه، زونکن، کتاب، اسناد جز سیستم سخت افزاری بایگانی ریلی به حساب می آیند. سیستم سخت افزاری هر سازمانی با دیگری متفاوت است چرا که اسناد هر سازمان با دیگری فرق دارد.

سیستم نرم افزاری در بایگانی اسناد:

یکی از مهم ترین بخش ها در بایگانی اسناد سیستم نرم افزاری است. چرا که مدیریت اسناد سازمان با استفاده از سیستم نرم افزاری انجام می شود. یکی از شاخه های اصلی در سیستم نرم افزاری بایگانی ریلی آرشیو کردن درست اسناد است. از دیگر مواردی که در بایگانی کردن اسناد اهمیت دارد به روز بودن زیر ساخت های سیستم بایگانی است. جالب است بدانید که در کشور های توسعه یافته حذف کمد های بایگانی و آزاد کردن فضای دفتر بایگانی اسناد بسیار اهمیت دارد. مکانیزه کردن سیستم بایگانی اسناد به معنی کمتر شدن زمان دسترسی به پرونده ها و به صفر رساندن حضور مراجعه کنندگان است.

جمع بندی

سیستم بایگانی مکانیزه روش های قدیمی مانند استفاده از قفسه بندی و کتابخانه ها را برای بایگانی کردن اسناد رد می کند. چرا که روش های جدیدترین برای بایگانی کردن اسناد وجود دارد. با استفاده از روش های نوین می توانید 80 درصد فضای دفتر بایگانی اسناد خود را افزایش دهید. اگر قصد بروز کردن سیستم بایگانی اسناد سازمان خود را دارید پیشنهاد ما به شما مراجعه به سایت صنعت بایگان و مشاهده انواع سیستم های بایگانی بروز دنیا می باشد.